Geschäftsordnung der Gremien

Die DDG hat vielfältige Aufgaben und Sparten. Laut den §§ 12 und 13 ihrer Satzung gibt es verschiedene Arbeitsgemeinschaften, Ausschüsse und Beauftragte (im Folgenden: „Gremien“). Diese sind im Unterschied zu Vorstand und Mitgliederversammlung keine Organe der DDG, doch ihr integraler Bestandteil und müssen satzungs- und geschäftsordnungs¬konform arbeiten.
In den letzten Jahren hat sich die Anzahl der Gremien immer weiter erhöht und auch die Aufgaben und Ansprüche der einzelnen Gremien entwickelten sich stetig weiter. Sie sollen fachkompetent und im engen Austausch untereinander sowie mit dem Vorstand, Geschäftsführer und der Geschäftsstelle die verschiedenen Aufgaben bearbeiten. Gerade wegen der vielfältigen Themen muss dabei das Gemeinsame der Gremien gewahrt bleiben, insbesondere im Auftritt nach außen.
Um die Zusammenarbeit der Organe und Gremien nachhaltig zu gestalten, erlässt der Vorstand in Ergänzung der Geschäftsord-nung des Vorstandes gem. § 13 Satz 3 der Satzung folgende Geschäftsordnung für die Gremien.
Soweit in dieser Geschäftsordnung Funktionsbezeichnungen verwendet werden, gelten diese gleichermaßen für alle Geschlechter.

1. § 1 Gremien

   Die DDG hat folgende Gremien:

   •    Beauftragte und Ausschüsse gem. § 12 der Satzung (nachfolgend § 3)
   •    Arbeitsgemeinschaften gem. § 13 der Satzung (nachfolgend § 4)

   § 2 Allgemeine Bestimmungen

   1.    Der Vorstand kann den Gremien Arbeitsaufträge erteilen, über deren Behandlung oder Erledigung die Gremien nach angemessener Zeit Rückmeldung an den Vorstand geben.
   2.    Die Gremien können an den Vorstand oder die Geschäftsstelle Anfragen o.ä. stellen.
   3.    Projekte und Aufgaben, die mehrere Beauftragte, Ausschüsse und Arbeitsgemeinschaften betreffen können, sollen unterein-ander aktiv kommuniziert und abgestimmt werden. Spezielle Ressourcen und Wissen der anderen sollen genutzt werden. Hier kann insbesondere die Geschäftsstelle als Koordinator einbezogen werden.
   4.    Für Sitzungen der Beauftragten und Ausschüsse werden im Allgemeinen nur zweimal im Jahr Reisekosten übernommen. Die Beauftragten und die Vorsitzenden der Ausschüsse sind verpflichtet, bei der Planung und Durchführung ihrer Sitzungen mit dem Vermögen der DDG sparsam zu wirtschaften. Die Kosten sind vorab mit dem Geschäftsführer abzustimmen. Durch Belege nachgewiesene Auslagen werden von der Geschäftsstelle abgerechnet und auf Antrag erstattet.
   5.    Die Teilnahme der Funktionsträger (Vorsitzende, Sprecher o.ä.) oder eines Vertreters der einzelnen Gremien am jährlichen Strategietag, dem Treffen der Beauftragten, Ausschüsse und Arbeitsgemeinschaften zum Austausch über die Tätigkeit und Projekte der einzelnen Gremien, ist verbindlich.
   6.    Verlautbarungen oder Veröffentlichungen der Beauftragten, Ausschüsse und Arbeitsgemeinschaften, die für die Öffentlichkeit bestimmt sind, bedürfen der Billigung durch den Vorstand. Sie müssen daher vor der Veröffentlichung dem Vorstand und dem Geschäftsführer mitgeteilt werden. Bei Veröffentlichungen soll eindeutig der Bezug zur DDG dargestellt werden, was auch in Layout und Logo-Nutzung zum Ausdruck kommen soll. Zur Unterstützung soll insbesondere die Geschäftsstelle ange-sprochen werden. Der Vorstand hat ein Vetorecht gegen eine Veröffentlichung; er kann beschließen, selbst die Erklärung abzugeben. In diesem Falle wird sie vom Präsidenten im Namen der DDG abgegeben, unter Veröffentlichung der Namen der Mitglieder des für diese Verlautbarung federführenden Gremiums.
   7.    Der Verhaltenskodex der DDG gem. § 14 ihrer Satzung muss innerhalb der Gremien eingehalten werden. Bei Verstößen gegen den Verhaltenskodex kann der Vorstand die Vorsitzenden der Gremien jederzeit abberufen. Die Abberufung muss erfolgen, wenn die von der DDG geforderten Selbstauskünfte zu möglichen Interessenkonflikten verweigert oder bewusst wahrheitswidrig abgegeben werden. Dem Betroffenen soll vor der Entscheidung Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben werden. Die Abberufung ist wirksam, bis eine etwaige Unwirksamkeit rechtskräftig festgestellt ist.

   § 3 Beauftragte und Ausschüsse

   1.    Für besondere Aufgaben setzt der Vorstand gem. § 12 der Satzung Beauftragte (z.B. Kommissionen, Task-Forces, Sonder-beauftragte) und Ausschüsse ein. Sie arbeiten in ihrem Bereich für den Vorstand, unterstützen ihn in seiner Aufgaben-erfüllung und sind ihm gegenüber verantwortlich.
   2.    Die Beauftragten und Ausschüsse sollen aus mindestens fünf Mitgliedern der DDG bestehen. Ein Mitglied soll nach Möglichkeit nur einem Ausschuss oder Beauftragten angehören. Der Vorstand beruft für jeden Beauftragten und jeden Ausschuss einen Vorsitzenden, der alle vier Jahren vom Vorstand bestätigt wird. Die Vorsitzenden können dem Vorstand weitere Mitglieder vorschlagen.
   3.    Der Vorstand beruft die Mitglieder der Beauftragten und der Ausschüsse; sie können jederzeit von diesem Amt zurücktreten oder vom Vorstand abberufen werden.
   4.    Der Vorstand trägt dafür Sorge, dass alle Bereiche der Fachgesellschaft (Wissenschaft und Forschung, Klinik und Praxis, Beratung und Schulung sowie andere in der DDG aktive Berufsgruppen) angemessen in Bezug auf das Thema des jeweiligen Beauftragten oder Ausschusses vertreten sind. Entscheidend für die Besetzung der Gremien sind ausschließlich die Qualifikation auf dem jeweiligen Spezialgebiet und die Bereitschaft zur fristgerechten Erledigung der Aufträge und Aufgaben. Zusätzlich sachkompetente Experten können den Ausschüssen mit beratender Stimme angehören, auch wenn sie nicht Mitglieder der DDG sind.
   5.    Die Vorsitzenden der Beauftragten und der Ausschüsse sind verpflichtet, den Vorstand über den Geschäftsführer regelmäßig über ihre Tätigkeiten zu informieren.
   6.    Sitzungen der Beauftragten und Ausschüsse sollen mindestens zweimal jährlich stattfinden. Über die Verhandlungen sind Protokolle zu führen und dem Vorstand vorzulegen.
   7.    Der Vorstand entscheidet in etwa zweijährigen Abständen über die weiteren Aufgaben der Beauftragten und Ausschüsse und über deren Fortbestand.

   § 4 Arbeitsgemeinschaften

   1.    Der Vorstand kann gem. § 13 der Satzung für besondere Schwerpunkte im Rahmen der satzungsgemäßen Ziele der DDG Arbeitsgemeinschaften zulassen. Sie stehen allen Mitgliedern der DDG offen.
   2.    Die Organisationsform der Arbeitsgemeinschaften ist frei, d.h. es können auch Vereinsformen gewählt werden. Der Vorstand der DDG hat das Recht, aus wichtigem Grund die Abberufung eines oder mehrerer Vorstandsmitglieder zu verlangen. Eine als Verein verfasste Arbeitsgemeinschaft soll in ihre Satzung eine Bestimmung aufnehmen, die inhaltlich § 14 der Satzung der DDG entspricht. Der Vorstand der Arbeitsgemeinschaft hat die Pflicht, dies bei anstehender Satzungsänderung oder Neufassung der Satzung umzusetzen.
   3.    Die Rechtsform, Mitgliederstruktur und Vertretung der Arbeitsgemeinschaften werden jährlich der Geschäftsstelle mitgeteilt und auf der Homepage der DDG veröffentlicht.
   4.    Die Arbeitsgemeinschaften sollen ihre Ziele und Strategie in regelmäßigen Abständen, spätestens alle zwei Jahre, mit dem Vorstand abstimmen.
   5.    Öffentliche Treffen, Tagungen oder Kongresse der Arbeitsgemeinschaften sind der Geschäftsstelle mitzuteilen und werden auf der Homepage der DDG veröffentlicht.
   6.    Die Arbeitsgemeinschaften müssen grundsätzlich ihren eigenen Haushalt aufstellen und finanzieren, z.B. durch Mitglieds-beiträge. Jede Arbeitsgemeinschaft kann darüber hinaus finanzielle Unterstützung bei der Geschäftsstelle beantragen.
   7.    Von den Arbeitsgemeinschaften ist jährlich ein Geschäftsbericht inkl. eines Finanzberichtes an die Geschäftsstelle zu senden. Dieser wird auf der Homepage der jeweiligen AG veröffentlicht.

   § 5 Beschluss und Änderung

   Beschluss und Änderung dieser Geschäftsordnung sind mit einer 2/3-Mehrheit der an der Abstimmung mitwirkenden Vorstands-mitglieder möglich.